Оновлення одного тексту в декількох документах Word може тривати багато часу, особливо якщо ви маєте декілька документів для редагування. MS Word включає функцію зручного посилання, яка робить цей процес простим. Ось як можна зв'язати один документ Word з іншим документом Word.
Інструкції в цій статті належать до Word для Office 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 і Word 2010.
Розуміння посилань
Зв'язування корисне, якщо текст однаковий у всіх документах і порожній, коли текст необхідно оновити. Це дуже специфічний сценарій, але він може заощадити багато часу.
Наприклад, 20 документів Microsoft Word, які налаштовані на друк 20 аркушів адресних етикеток, і на кожній сторінці є десятки етикеток. Якщо адреси в цих 20 документах Word необхідно оновити в майбутньому, не оновлюйте кожен документ вручну. Замість цього створіть окремий документ, у якому містяться адреси. Потім зв'яжіть 20 документів з однією сторінкою адрес, щоб при оновленні адреси також оновлювався будь-який документ, який посилається на нього.
Інший приклад - коли кілька документів Word містять ім'я та контактну інформацію для знову найнятого співробітника, і ці документи передаються кожному новому співробітнику. Замість того, щоб вводити цю інформацію в кожному документі, вставте посилання на документ, який містить інформацію про співробітника. Таким чином, їх контактна інформація завжди коректна і однаково відформатована в кожному документі.
Цей тип текстових посилань не відповідає гіперпосиланням, які відкривають веб-сторінки або інші файли під час натискання.
Як вставити текстове посилання в Word
Використовуйте текстові посилання для заміни тексту в декількох документах Word одночасно. Текстові посилання корисні, коли ви вставляєте один і той самий блок тексту у декілька документів, і цей текст необхідно оновити в якийсь момент.
- У новому документі Microsoft Word введіть текст, на який ви будете посилатися з інших документів. Відформатуйте його так, як ви хочете, щоб він відображався в документах. Наприклад, цей документ може містити 20 адрес або контактну інформацію для нового найманого співробітника.
- Збережіть файл для створення посилання. Збережіть файл у будь-якому місці і запишіть це місце розташування.
Якщо ви перемістите файл, що містить текст, вставте оновлене посилання на текст у всі пов'язані документи.
- Виділіть текст, який ви хочете зв'язати.
- Клацніть правою клавішею миші або натисніть і утримуйте виділений текст, потім виберіть «Копіювати».
Щоб використовувати клавіатуру, натисніть Ctrl + C на ПК або Command + C на Mac.
- У документі, що містить зв'язаний текст, розташуйте курсор туди, куди ви бажаєте розмістити зв'язаний текст.
Розташування зв'язаного тексту може бути змінено пізніше, як при переміщенні будь-якого тексту.
- Перейдіть на вкладку «Головна», клацніть стрілку списку «Вставити» та виберіть «Спеціальна вставка».
- У діалоговому вікні «Спеціальна вставка» виберіть «Вставити посилання».
- Щоб вставити зв'язаний текст так, як він виглядає у вихідному документі, виберіть «Форматований текст (RTF)».
- Виберіть OK.
- Повторіть цей процес стільки разів, скільки вам потрібно для кожного документа, який ви хочете пов'язати з оригінальним текстом.
