5 бізнес-інструментів Office 365 для підвищення продуктивності

Office 365 - це пакет підписки Microsoft. розроблений для підвищення продуктивності та спільної роботи. Отже, інструменти Office, які ви отримуєте, залежать від обраного вами рівня.

Ви вже знайомі з Word або PowerPoint. Отже, давайте розглянемо п'ять інших бізнес-інструментів Office 365, які полегшують спільну роботу в команді.

1. Skype для бізнесу

Skype для бізнесу раніше називався Lync. Сьогодні Lync - це окрема програма для вільно поширюваного Skype, який є основним рішенням Microsoft для обміну повідомленнями і зустрічами. За його допомогою ви можете спілкуватися за допомогою тексту, аудіо та відео.

Ви навіть можете прийняти виклик за участю до 250 осіб, незалежно від того, чи знаходяться вони у вашій організації.

Є багато варіантів Skype Але Skype для бізнесу настільки добре інтегрується з іншою частиною пакету Office 365, що не має сенсу його не використовувати.

Одна ідея для ефективного використання Skype для бізнесу:

При плануванні збору в Outlook виберіть «Зустріч» > «Зустріч у Skype», щоб автоматично вставити посилання, за яким люди можуть клацнути на підключенні.

Потрапивши на збори, ви можете клацнути значок «Бути присутнім», щоб показати свій робочий стіл, презентацію PowerPoint або навіть почати опитування. Можна також клацнути значок «Еліпси» > «Почати запис», щоб зберегти всі аудіо та відео зі збору.

Додаткові поради можна знайти в нашому керівництві, де ви знайдете кращі зустрічі з Skype для бізнесу.

2. Microsoft OneNote

Якщо ви хочете поліпшити свої нотатки, OneNote - ідеальне рішення для вас. Ви можете писати нотатки, малювати, знімати скріншоти, записувати аудіо та багато іншого. Це відрізняється від текстового процесора, як Word. OneNote працює більше як зв'язувач, дозволяючи збирати нотатки по всіх додатках.

Раніше ми вже вказували, як використовувати OneNote для роботи, тому ознайомтеся з деякими порадами щодо підвищення продуктивності в цьому керівництві.

Наприклад, натисніть клавішу Windows + N у будь-який момент, щоб швидко написати нотатку. Або виділіть щось, що ви ввели, і натисніть Ctrl + 1, щоб перетворити його на прапорець - ідеальний початок списку справ.

Одна ідея для ефективного використання Microsoft OneNote:

Використовуйте вкладку «Малювання» для деяких візуальних записів або «Вставка» > «Запис аудіо/відео». Це навіть допоможе вам розшифрувати текст, що зберігається на зображенні. Просто клацніть правою клавішею миші зображення та виберіть «Копіювати текст з малюнка».

Сподіваюся, зрозуміло, що OneNote - це набагато більше, ніж простий додаток для створення нотаток. Для отримання повної інформації обов'язково прочитайте єдине керівництво OneNote, яке вам коли-небудь знадобиться.

3. Microsoft OneDrive

Якщо ви надсилали файли колегам електронною поштою або завантажували їх на сайти обміну файлами, саме час зупинитися і використовувати OneDrive. Це хмарний сервіс зберігання, такий як Dropbox і Google Drive, який дозволяє завантажувати файли і отримувати до них доступ з будь-якого місця.

Щоб розмістити окремий файл або групу файлів у OneDrive, це так само, як завантажити > Файли або Тека відповідно. Як альтернативу перейдіть до списку, що розкривається, щоб відразу створити такі речі, як документ Word або книга Excel.

Хоча він не функціонує як повноцінне рішення для резервного копіювання, OneDrive має історію версій. Клацніть правою кнопкою миші файл і виберіть «Історія версій», щоб побачити останні зміни у вашому файлі, після чого ви зможете повернутися до більш ранньої ітерації.

Одна ідея для ефективного використання Microsoft OneDrive:

Для організації, мабуть, найкорисніша функція - можливість ділитися файлом одним натисканням кнопки. Клацніть правою клавішею миші файл і клацніть «Поділитися».

Звідси ви можете використовувати список, що розкривається, щоб поділитися файлом з будь-ким, з тими, хто у вашій організації, або з конкретними людьми, визначеними за адресою електронної пошти. Ви також можете створити спільне посилання або вбудувати його прямо в Outlook.

Для отримання додаткових рекомендацій ознайомтеся з нашим коротким керівництвом щодо використання OneDrive у Windows 10.

4. Microsoft SharePoint

SharePoint це звір. Немає ввічливого способу сказати це. Якщо ви коли-небудь стикалися з цим у своїй організації, у вас можуть бути упереджені думки про те, що це таке, і добре це чи ні. Взагалі кажучи, SharePoint - це хмарна інтрасеть, яка дозволяє командам створювати сторінки для себе і для більш широкого бізнесу.

SharePoint здатний на багато що, і він спирається на сильну ІТ-команду, яка добре його реалізує і забезпечує пристойну структуру. Він не такий зручний для користувача, як деякі з нових інструментів Microsoft, але він може бути таким же потужним, особливо якщо ви працюєте у великій організації, у якої є проблеми з обміном інформацією.

Одна ідея для ефективного використання Microsoft SharePoint:

Sharepoint - це повноцінна система управління контентом. Використовуйте його як віки - може бути, як інформаційний мікросайт про вашу команду або про те, над чим ви працюєте. Вони можуть бути налаштовані з інтеграціями, такими як опитування або контактні форми, поряд зі зберіганням і спільним використанням файлів.

Ви можете створити домашню сторінку своєї організації в інтрасеті, яка об'єднує документи, електронні листи, канали (новини, Yammer або все, що вам подобається), відео та багато іншого. Завантажуйте навчальні матеріали, позначайте свої файли метаданими і змушуйте всіх займатися повідомленнями на ПК і мобільних пристроях.

5. Команди Microsoft

Slack взяла світ штурмом, але Microsoft не зупиняється на досягнутому. Замість цього вони чинили опір, запускаючи Команди. Хоча на перший погляд команди виглядають як Slack, насправді це щось більше. Він об'єднує чати і бізнес-додатки Office 365 для створення центру спільної роботи.

Канали можуть бути створені для різних тем для обговорення, і члени вашої команди можуть швидко і просто спілкуватися один з одним. Розмови можуть бути пов'язані з тим, щоб люди не розмовляли один з одним. Emojis, GIF-файли та користувацькі меми можуть бути відправлені, щоб повеселитися.

Одна ідея для ефективного використання команд Microsoft:

Microsoft Teams об'єднує все, від Word до OneNote і Power BI. Наприклад, ви можете завантажити документ у Команди і попросити людей коментувати і співпрацювати з ним, навіть не залишаючи платформи. Або ви можете використовувати Планувальник, щоб бути в курсі всієї роботи вашої команди, призначати завдання і очищати списки справ по ходу справи.

Можливо, ще краще можливість використовувати сторонні API або використовувати їхні платформи. Наприклад, ви можете автоматично оновлювати стрічку Twitter у своїй області колективу, що є свого роду ботом, з яким користувачі Slack можуть бути знайомі. Команди також можуть інтегруватися з такими речами, як Trello, а це означає, що ви можете користуватися сервісом, не виходячи з середовища Команд.

Як ви працюєте з Office 365?

Спільно використовуйте ці бізнес-інструменти Office 365, і ви зможете зробити свою організацію більш ефективною і спільною. Звичайно, одні тільки найкращі інструменти в світі не допоможуть вам досягти цього. Ознайомтеся з нашими порадами для ефективної взаємодії в режимі реального часу. взаємодії в режимі реального часу. для більшої поради.