Це навичка, яку мало хто вдосконалив; ідеальні хвилини зустрічі.
Це знайома історія в недосконалому світі. Ви працюєте над проектом критичної важливості на роботі. Це міжвідомча справа з усією болючою міжвідомчою політикою, яка з цим пов'язана. Оскільки термін виконання проекту наближається до завершення, ви призначаєте зустріч зі своїми колегами. Після налаштування порядку денного зборів. і через дві години виснажливого обговорення ви отримаєте узгоджений графік і план дій.
І тоді узгоджений графік не виконується, а узгоджений план дій не виконується. Ви сердито телефонуєте своїм колегам: "Що, чорт візьми, там відбувається? Це не те, що ми домовилися ". Вони непохитні, вони роблять те, що обіцяли. Вони переконані, що ви той, хто не правий. І, на жаль, немає нічого, щоб оскаржувати їх версію подій. Ви не зайняли ні хвилини.
На жаль, це одна з найважливіших навичок, необхідних для сучасного робочого місця. Вони дозволяють вам створити встановлений запис подій, узгоджених усіма сторонами, що позбавить вас головного болю надалі. Ось як ви проводите ефективні хвилини на зборах.
Не займай хвилини
Звучить нелогічно, правда? Це стаття про те, як зайняти ефективні хвилини, і я кажу, що ви не повинні їх брати? Що це за божевілля?
До біса важко робити дві речі одночасно. Якщо ви намагаєтеся відстежити розмову, витративши на це хвилини, ви, швидше за все, зробите погану роботу хоча б по одній з цих речей. І пам'ятаєте, як я сказав, що хвилини повинні бути точним уявленням подій? Вони дійсно те, що ви не повинні зіпсувати.
Коли ви йдете на збори, вам слід запросити когось, хто не буде учасником бесіди, і попросити його або її зайняти хвилини. Таким чином, ви можете зосередитися на розмові, і ви можете бути впевнені, що нотатки на зборі буде хорошої якості. Якщо ви берете участь в онлайн-нараді (можливо, за допомогою WebEx або Google Hangouts), чому б вам не запустити Audacity і записати розмову для подальшого використання?
Пам'ятайте 5 W
Згадайте один з ваших уроків англійської в початковій школі. Ви, ймовірно, написали історію в якийсь момент, і вас вчили «5 W». Щоб освіжити вашу пам'ять, це «хто», «що», «коли», «чому» і «де».
Коли ви думаєте про це, ось що таке хвилини. Вони створюють оповідь про те, що сталося або щось станеться. І так само, як і при складанні звіту або статті, вам потрібно додати деталі.
Отже, де у вас може бути щось на зразок цього.
Оновіть WordPress до 3.7
Ви могли б мати щось на зразок.
Бен Сміт оновить WordPress до 3.7 наступного тижня для виправлень безпеки.
Набагато більш значущим, так?
… Але не заходь занадто далеко.
Нікого не хвилює, що Бен Сміт тільки наступного тижня оновлює WordPress 3.7, тому що цього тижня він у відпустці на Барбадосі зі своєю дружиною і двома дітьми, але його вихованець Чіхуахуа Джі-Фі залишається в місцевих розплідниках, поки їх немає. Чому ви поклали це в свої нотатки?
Так, важливо взяти до відома всі важливі деталі. Бути явним дуже важливо. Тим не менш, не заходьте занадто далеко, коли ви записуєте дані, які нікому не потрібні.
Згоден на протокол
Отже, у вас є тригодинна зустріч. Коли він закінчиться, стирчати в конференц-залі, ймовірно, буде досить мало в списку речей, які ви хотіли б зробити. Ви втомилися. Ви хочете пити. Люди залишають офіс і повертаються додому, щоб зігрітися в ліжку і в Америки є талант.
Ви виходите? Ні! Якщо ви написали від руки свої хвилини, ви йдете і копітко набираєте їх. Як тільки ви отримаєте їх у форматі, який є досить корисним, відправте їх кожному учаснику електронною поштою. Ви просите їх підтвердити, що вони прочитали протокол і що вони задоволені змістом.
Це прояснює роль, яку повинна виконувати кожна людина, а також свої обов'язки, і, якщо у когось є незгода з офіційним звітом про події, вони можуть це виправити. Спільна зустріч виходить краще через це.
Вивчити стенографію
Залежно від того, кого ви питаєте, стенографія - це або дійсно відмінний спосіб записати речі швидко, або це форма шифрування, яка стійка навіть до цікавих очей АНБ. Як би ви до цього не ставилися, у вашому арсеналі для нотаток є корисна навичка.
Хоча на це досить страхітливо виглядає, стенографію не так вже й важко проковтнути. Він замінює звичайні конструкції письма символами і скороченнями, дозволяючи вам писати сотні слів на хвилину. Про це говорить голова Національної ради з підготовки журналістів Кім Флетчер.
Якщо у вас є стенограма, ви можете знайти цитату дуже швидко. Ви входите з магнітофоном або цифровим рекордером, і якщо ви провели там годину з вашим рекордером, у вас є година касети, що займе досить багато часу.
Існує безліч систем для написання стенографій, причому алфавітні системи (AlphaHand і т. Д.) Є одними з найшвидших, в той час як Gregg Pre-Anniversary, Gregg Anniversary, і New Era Pitman - найшвидший з усіх. Пограйте з кількома і знайдіть той, який вам подобається! Я виявив, що цей сайт неймовірно корисний для усунення відмінностей між кожною з безлічі методологій.
Структуруйте свої нотатки
Коли ви робите нотатки, ви малюєте робочий процес, або ви використовуєте повний Buzzfeed і поміщаєте його в список? Ефективність ваших записів повністю залежить від того, як ви структуруєте інформацію, яку ви записуєте.
Ви записуєте кроки або робите замітки про дії людей у майбутньому? Кулі можуть бути корисні тут. Чи робите ви докладні записи про подію, яка раніше відбулася? Можливо, ви захочете використовувати стиль, який є більш абзацом за своєю природою.
Відчуваючи себе артистичним? Інша техніка, яка може виявитися корисною, - це робити візуальні нотатки. Тут ви додаєте контекст до тексту, додаючи колір, графіку та зображення. Додаючи ілюстрації, ви можете додати додаткову інформацію, не роблячи ваші нотатки занадто «важкими».
Нарешті, ви будете раді дізнатися, що є деякі інструменти, які роблять структурування ваших записів дрібницею. Microsoft має купу шаблонів Microsoft Word, що дозволяють проводити хвилини на зборах. Вони не виглядали б недоречно на задушливому, «сорочко-краватному» робочому місці, але все ж мали деякі сплески кольору. Я також звик використовувати Sim^ Note за мої хвилини, завдяки його чистій естетиці і вбудованим резервним копіям у хмарі.
Вивід
Зайняти хвилини дуже просто, і це стратегічна навичка для проведення ефективних зібрань. зустрічам зустрічам всі ми повинні освоїти. Чи є у вас якісь корисні поради для запису нотаток на зборах? Дозвольте мені знати в коментарях нижче!