Службова записка являє собою засіб взаємодії між персоналом підприємства та його керівництвом, а також між різними підрозділами або відділами. Правильно складена службова записка практично гарантує швидке ознайомлення з її суттю адресатом, а також відповідне реагування на проблему або сповіщення.
Головне завдання людини, що становить службову записку - це максимально стисло і зрозуміло донести суть свого звернення, щоб адресат, прочитавши всього пару пропозицій, зрозумів основне завдання.
Потреба у службовій записці
В першу чергу, потрібно розуміти, що службова записка - це офіційний документ, який є підтвердженням того чи іншого звернення до керівництва підприємства або до іншого відділу. Якщо службова записка була складена і надана адресату, то всілякі претензії щодо виконання конкретного завдання лежать вже на тій людині, якій адресовано звернення.
Службові записки можуть мати порядковий номер, завдяки якому відбувається сортування. У деяких випадках саме службові записки являють собою основу для взаємодії між відділами, таким чином відбувається обмін інформацією між відділами або спілкування з керівництвом в офіційному ключі.
У цей же час варто звернути увагу і на те, що офіційних форм для складання службової записки просто немає, проте є рекомендації, що дозволяють істотно спростити створення цього документа.
Порядок оформлення службової записки
- У верхній частині вказується адресат службової записки. Це та людина або організація, для якої записка і складається.
- Трохи нижче вказується, хто складав службову записку. Потрібно уточнити посаду людини.
- Далі по центру пишеться «Службова записка». На наступному рядку можна вказати дату складання записки, а також порядковий номер (шифр) документа для зручності.
- Після цього викладається основна суть службової записки. Бажано подати всю інформацію максимально коротко і зрозуміло, щоб документ не став своєрідним ребусом.
- У нижній частині документа вказується дата (якщо не була вказана в назві), а також прізвище та ініціали адресанта.
Можна трохи поекспериментувати. Наприклад, можна вказати прізвище адресата тільки в нижній частині документа.
Приклад вигляду записки
Директору підприємства ТОВ «Космос»
Смирнову Ю.О.
Службова записка
(від 01.01.2017 р.)
Прошу надати повний контроль над промисловим обладнанням підприємства ТОВ «Космос» з метою проведення технічних випробувань. Термін проведення випробувальних заходів - до 05.01.2017 року включно.
Спеціаліст відділу випробувань Колосов М.Ю.
Електронна службова записка
Особливістю електронних службових записок є їх ще більш довільна форма, ніж класичних. Однак для найкращого сприйняття краще залишити структуру, про яку ми говорили в минулому пункті. Якщо звертати увагу на рекомендації, створені фахівцями, то можна і не вказувати адресата в рамках самої записки, оскільки одержувач спочатку розташовується в рядку «Одержувач» при формуванні електронного листа.
Але, як показує практика, якщо необхідно послати службову записку в електронному вигляді, просто створюється та сама записка у форматі MS Word, після чого вона прикріплюється до тіла листа. При такому розкладі адресат отримує службову записку в стандартному форматі і звичному оформленні, що істотно спрощує роботу.