«Отримайте цей звіт мені, якомога швидше!» Це лінія, яка може вразити багатьох офісних працівників жахливим жахом і страхом. Ну, це не повинно бути так, якщо ви можете розвинути принаймні 5 основних навичок Microsoft Office.
- Відкрийте БЕЗКОШТОВНУ шпаргалку «Essential Excel Oneulas» прямо зараз!
- Навички Microsoft Excel
- 1. Використовуйте автозаповнення
- 2. Використовуйте автозаповнення формул
- 3. Просте керування даними за допомогою інструмента зведеної таблиці
- Навички Microsoft Word
- 4. Формат і повторне використання заголовків
- 5. Керування макетом сторінки
Відкрийте БЕЗКОШТОВНУ шпаргалку «Essential Excel Oneulas» прямо зараз!
Це підпише вас на нашу розсилку
Введіть адресу електронної пошти
[] [] [] [] розблокування
Прочитайте нашу політику конфіденційності
Які ці навички MS Office? Очевидно, що є деякі з них, які вам потрібні для вашої конкретної роботи. Якщо ви, наприклад, бухгалтер, то, ймовірно, ви добре розбираєтеся у використанні всіх фінансових функцій Microsoft Excel. Якщо ви перебуваєте в області управління, тримаю парі, у вас є довгий список прийомів, які ви розробляли протягом багатьох років, щоб об'єднати професійні презентації з Microsoft PowerPoint
Крім цих специфічних для роботи речей, майже кожен повинен знати базовий набір навичок MS Office при вступі на роботу в офісі. Якщо кабіна є вашим будинком, і від вас очікують, що ви будете аналізувати інформацію, час від часу робити презентації або складати будь-які звіти, ви повинні бути впевнені, що у вас завжди є ці поради у вашій задній кишені.
Навички Microsoft Excel
Спочатку слід обговорити Excel, тому що це один з найбільш універсальних продуктів Microsoft Office з усіх. Майже кожна професія в світі повинна мати деяке застосування для Excel. Гаразд, можливо, не оператори платних автомашин або контр-клерки McDonald's - але ви мене зрозуміли. Організація і краще розуміння інформації і даних лежить в основі Microsoft Excel для, і можливість зробити це швидше також дозволить вам виконати свою роботу Швидше.
1. Використовуйте автозаповнення
Ви можете заощадити величезну кількість часу за допомогою двох способів заповнення даних в Excel. Навичка № 1 - це функція «автозаповнення» - заповнення пронумерованих даних у стовпчиках і рядках. Навчаючи ріелтора, як використовувати Excel для заміни його паперової фінансової документації, я швидко зрозумів, що багато людей не знають про цю єдину функцію Excel, яка може заощадити години введення даних. Щоб використовувати його, просто введіть щось у першу комірку, яка закінчується числом.
Натисніть і утримуйте правий нижній кут комірки та перетягніть вниз по стовпчику. Ви помітите, що число праворуч буде автоматично збільшуватися для кожної комірки.
2. Використовуйте автозаповнення формул
Навичка № 2 для вивчення використовує автозаповнення формул. Якщо ви напишете функцію внизу кожного стовпчика - наприклад, усередніть всі значення в цьому стовпчику - ви можете використовувати цю ж функцію автозаповнення, щоб виконати ті ж обчислення в нижній частині кожного іншого стовпчика.
Ви робите це так само. Натисніть і утримуйте правий нижній кут комірки, в якій ви тільки що ввели формулу, а потім перетягніть її через інші стовпчики праворуч від неї.
Якщо ви відпустите кнопку миші, всі ці обчислення стовпчиків буде автоматично виправлено для правої літери стовпчика. Ви в основному виконали однакову формулу для кожного стовпчика всього за кілька секунд, і вам навіть не потрібно було натискати ще одну клавішу.
3. Просте керування даними за допомогою інструмента зведеної таблиці
Третя навичка, яку вам дійсно потрібно освоїти в Excel, якщо ви хочете заощадити величезну кількість часу на аналіз, - це інструмент, званий зведеною таблицею. Зведена таблиця доступна в меню «Вставка». Просто знайдіть значок «Зведена таблиця». Якщо натиснути цю піктограму після вибору всієї таблиці даних (включаючи заголовки), інструмент зведеної таблиці аналізує ці дані і виводить їх на новий аркуш, де ви можете маніпулювати цими даними різними способами.
Інструмент Зведена таблиця надає вам змогу вибрати стовпчики даних, які ви хочете проаналізувати, а потім вибирати, як ви хочете маніпулювати даними. Просто додати їх всі? Середній їх? Розрахувати стандартне відхилення?
Використання зведеної таблиці економить величезну кількість часу. Для досягнення цих цілей у стандартному аркуші Excel потрібні всі види функцій та переформатування даних. Зведені таблиці автоматично виконують цю роботу, а ви можете витрачати більше часу на вивчення результатів.
Навички Microsoft Word
Одним з найбільш часто використовуваних продуктів Microsoft Office є Microsoft Word. наприклад, щоб писати звіти керівництву або писати важливі ділові листи та інше листування. Беручи до уваги ці загальні способи використання, в цьому продукті MS Office легко визначити дві навички, які повинен знати кожен житель, наприклад, маніпулювання заголовками, макет сторінки і форматування.
4. Формат і повторне використання заголовків
Заголовки важливі тому, що, як тільки у вас є хороший дизайн заголовка для чогось на зразок листа або певного типу звіту, який ви повинні заповнити, вам ніколи не доведеться розробляти або створювати цей заголовок знову. Ви можете зберегти документ з усім необхідним форматуванням заголовка і зберегти всі ці зусилля під час наступного створення того ж документа. Можна відформатувати заголовки, клацнувши на меню «Вставка» та вибравши значок «Заголовок».
Переглянувши меню редагування заголовка, ви побачите, наскільки універсальними і корисними можуть бути заголовки. Ви можете автоматично змінювати заголовки між двома малюнками між чіткими та непарними сторінками, і навіть розбити ваш документ на розділи і дати кожному розділу свій унікальний заголовок.
Така гнучкість дозволяє вам автоматизувати всі повторювані розділи документів для різних документів, які ви повинні написати для своєї роботи, економлячи величезну кількість часу.
Ще однією перевагою використання заголовків таким чином є те, що якщо ви коли-небудь захочете змінити будь-яку частину цих заголовків в документі, все, що вам потрібно зробити, це внести зміни в стиль заголовка в одному місці, і ця зміна буде автоматично репліковуватися протягом усього вашого весь документ. Без заголовка вам доведеться вручну вносити цю зміну на кожній сторінці.
5. Керування макетом сторінки
Наступний навик Microsoft Word, який повинен знати кожен офісний працівник, - це налаштування і попередній перегляд формату сторінки будь-якого документа. Розуміння того, як це зробити, дає вам гнучкість у тому, щоб документ виглядав так, як ви хочете, замість того, щоб застрягти з параметрами за замовчуванням для таких речей, як розмір поля сторінки (які багато людей не знають, як змінити).
Декілька інструментів, які ви повинні навчитися форматувати, знаходяться в меню «Вставка». Такі речі, як інструмент «Номер сторінки», який буде автоматизувати і керувати нумерацією сторінок для вас.
Значна частина параметрів форматування сторінки знаходиться у влучно названому меню «Макет сторінки». Якщо ви пишете інформаційний бюлетень для своєї компанії, навіщо возитися з спробою вручну відпрацювати форматування в розділах сторінки, коли ви можете просто використовувати інструмент «Стовпчики», знайдений тут, щоб зробити це?
І це таємниче поле навколо сторінки, яке більшість людей кличуть своїм місцевим ІТ-фахівцем, щоб дізнатися, як змінити? Не телефонуйте, просто натисніть значок «Межі сторінки», перейдіть на вкладку «Межі сторінки» та натисніть «Параметри».
Ви можете встановити верхнє, нижнє, ліве і праве поля сторінки. До речі, в цьому меню «Межі та затінення» перевірте всі інші цікаві речі, які можна зробити, наприклад, розмістити лінії кордонів на будь-якій стороні сторінки, застосувати тільки до розділів документа та багато іншого.
Оволодівши цими навичками MS Word і Excel, ви вразите всіх у своєму офісі, а найголовніше - свого начальника! Які ще навички роботи з програмним забезпеченням ви вважаєте ключовими?