Якщо закон зобов'язує за родом діяльності вашої організації використовувати для податкового обліку касовий апарат, його необхідно опломбувати в ЦТО і зареєструвати в ІФНС. Тільки після реєстрації ви отримаєте право законного користування ККТ (контрольно-касовою технікою).
На початку робочого дня включіть касовий апарат в електромережу, перевірте дату, при необхідності підкоригуйте її вручну. Дата повинна перевищувати дату попереднього Z-звіту, щоб активувався режим поточної роботи. Зніміть Х-звіт. Комбінація клавіш для друку звіту може відрізнятися на різних моделях касового апарату, в будь-якому випадку, ця послідовність вказана в інструкції, що додається до ККТ.
Після того як на екрані загориться «0,00», можете приступати до основної роботи касира: по черзі вводьте суми продажів, підводьте підсумок. Слідкуйте, щоб у чеку відбилася вірна сума (а не 12,00 замість 1200, наприклад). Не забувайте вручати чек покупцю, оскільки це фіскальний документ, відмова у видачі якого тягне за собою адміністративну відповідальність.
Регулярно проводьте звірку суми, що накопичилася в регістрах ККТ і відображається в X-звіті, з сумою готівки в касі. Обов'язково робіть звірку при перезмінці, інкасації або передачі каси.
Наприкінці робочого дня роздрукуйте X-звіт, перевірте готівку в касі, а потім зніміть Z-звіт. При друку контрольного заключного чека накопичена інформація копіюється з оперативної пам'яті ККТ у фіскальну пам'ять, при цьому лічильник денної виручки обнуляється.
При розрахунках пластиковою карткою, залежно від моделі касового апарату, використовуйте або опцію безготівкової оплати, або окрему секцію (обов'язково проконсультуйтеся у дослідного касира, який працював на вашому апараті, або ознайомтеся з інструкцією ККТ). У будь-якому випадку, зберігайте сліп-чеки з підписами покупців.
Також заздалегідь дізнайтеся у досвідчених колег, яким чином в чеку повинні відображатися знижки (за допомогою вбудованої функції ККТ або зменшенням суми), як скасувати помилково проведену операцію і оформити повернення. Оскільки підхід до цих питань може відрізнятися в різних організаціях.
Стежте за станом чекової стрічки в касовому апараті: як тільки на роздрукованому чеку ви помітите кольорові смужки, негайно вставте новий рулон чекового паперу. Для цього відкрийте пластмасову кришку, що прикриває стрічку, витягніть стрижень, насадьте на нього новий рулон чекової стрічки, встановіть на місце. Тепер просуньте кінець стрічки під гумовий вал і натисніть на клавішу «стрілка вгору», щоб виїхав чистий чек, потім відірвіть його. Якщо вчасно не оновити чекову стрічку, вона може закінчитися під час друку контрольного чека при закритті касового апарату, а це загрожує збоєм ККТ.
Касовий апарат вимагає зосередженості та уважності, оскільки є об'єктом податкових перевірок, тому ретельно вивчіть інструкцію з користування касою, законспектуйте зрозумілою для себе мовою, як виконувати основні операції на ККТ, і якщо сумніваєтеся в чомусь, негайно попросіть поради у досвідченого наставника.