Говорячи фразу «Відкрити синтетичний рахунок», передбачають заповнення відповідних бухгалтерських документів, оскільки цей вид рахунків кардинально відрізняється від банківських через своє призначення. Синтетичні рахунки створені для обліку майна, різних господарських процесів і зобов'язань в узагальненій формі у грошовому вираженні в бухгалтерському обліку. Вони служать для аналізу господарської діяльності і є джерелом формування балансу підприємства.
Для зручності всі існуючі рахунки класифіковані за певними ознаками. Ця класифікація є загальнодержавною і має назву «План рахунків», який виступає схемою для реєстрації та систематизації вчинених дій з господарської діяльності підприємства в бухгалтерському обліку. Синтетичні рахунки є рахунками першого порядку, які при необхідності уточнюються субрахунками (рахунками другого порядку).
За кожним рахунком ведеться картка, в якій зазначається код та найменування рахунку, залишки на початок періоду, проведені господарський операції за період та результати на кінець періоду. Оскільки рахунки можуть бути пасивними, активними або активно-пасивними, то існують і деякі особливості в заповненні документів по кожному виду рахунків. В активних рахунках за дебетом рахунку відображається сальдо початкове і кінцеве, яке дорівнює сумі початкового сальдо і обороту за дебетом за вирахуванням обороту за кредитом.
У пасивних рахунках початкове і кінцеве сальдо відображається за кредитом, у цьому випадку кінцеве сальдо дорівнює сумі сальдо початкового і обороту за кредитом за вирахуванням обороту за дебетом.
Активно-пасивні рахунки мають свої особливості заповнення:
- у графі «Початковий залишок» зазначається сума дебіторської заборгованості на початку періоду, а в «Підсумок обороту за дебетом» - наприкінці періоду;
- оборот за дебетовим рахунком - підвищення дебіторської заборгованості або зниження кредиторської;
- початкове сальдо за кредитом відображає кредиторську заборгованість на початку періоду, а кінцеве - наприкінці періоду;
- в обіг по рахунку в стовпці «Кредит» записується підвищення кредиторської заборгованості або зниження дебіторської.
Синтетичні рахунки відображаються в оборотно-сальдовій відомості підприємства. Перша відомість складається при створенні підприємства і є нульовою. Такий вид бухгалтерської звітності ведеться постійно з певною періодичністю: щомісяця, щоквартально і/або щорічно. Оформлення оборотно-сальдової відомості:
- перша і друга графи - номери і найменування всіх рахунків, за якими є залишки на початок періоду, спочатку впишіть активні, потім - пасивні;
- використовуючи дані кожного рахунку, відобразіть відповідні суми у відомості, використовуючи правила розрахунків кінцевого сальдо;
- в останньому рядку «РАЗОМ» підсумовуються результати по всіх стовпчиках, при цьому повинні дотримуватися три рівності: початковий залишок за дебетом дорівнює початковому залишку за кредитом, відповідно і для обороту і кінцевих залишків.
Документообіг на підприємстві починається з первинних облікових документів, на основі яких створюються відомості з аналітичного обліку, у свою чергу вони є базою для синтетичного обліку.