У MS Word є корисна функція, за допомогою якої можна більше не витрачати багато часу на перевірку текстового документа. Після написання реферату або наукової статті доводиться уважно перечитувати текст від краю до краю в пошуку піклування або помилки і вносити зміни. Тепер автозамена у Ворді це зробить за вас. Налаштувати цю функцію досить просто. До речі, налаштувати автоматичну заміну можна не тільки для знаків перепинання, а й для слів, в яких найчастіше відбувається помилка.
Автоматична заміна у Ворді
Дане налаштування автозаміни буде актуальне для версій 2007, 2010, 2013 і 2020. Виконайте наступні кроки, щоб відкрити головне вікно «Автозаміни»:
- Клацніть на вкладці «Файл» або «MS Word» у лівому верхньому куті для старіших версій Ворда;
- Виберіть розділ «Параметри»;
- У новому вікні «Параметри Word» ліворуч натисніть «Правопис»;
- У розділі «Параметри автозаміни» клацніть по кнопці «Параметри автозаміни»;
- У новому діалоговому вікні потрібно перейти до розділу «Автозамена»;
- Встановити галочку навпроти «Замінювати при введенні»;
- У полі над словом «Замінити» надрукувати слово або фразу в неправильному вигляді (оскільки іноді друкуєте з друком);
- А під рядком «На» варто вказати вірне слово з потрібним закінченням;
- Потім натисніть кнопку «Додати» та натисніть кнопку «OK» у вікні «Параметри Word», інакше нічого не збережеться.
Таким чином, можна додавати нові слова, абревіатуру та всілякі символи. Не забувайте вказати на яке слово або символ потрібно замінювати.
Примітка. Якщо необхідно увімкнути автоматичну заміну фраз у Ворді 2003, тоді скористайтеся наступними підказками: відкрийте вкладку «Інструменти» та перейдіть до «Параметри автозаміни».
У новому діалоговому вікні в розділі «Автозамена» у відповідних полях введіть потрібні символи або слова та додайте кнопку «Додати». Не забудьте зберегти зміни, натисніть «Ok».
Автотекст
Функція стане у пригоді, коли при роботі з документом часто потрібно вставляти типові фрагменти, що повторюються. Наприклад, при складанні договорів, заяв, інструкцій, листів та інших документів, де використовуються текстові шаблони.
Вона працює як буфер обміну і пов'язана з ним функція Копіювати-Вставити. Але вміст буфера скидається, коли ви виходите з програми або перезавантажуєте комп'ютер. А збережені фрагменти автотексту будуть доступні в пам'яті пакета Microsoft Office, поки ви їх не видалите.
Вам потрібно один раз створити шаблон, а потім зберегти його як експрес-блок. Після чого можна вставляти збережені фрагменти в будь-який вордівський документ.
Шаблон може включати не лише текстові, але й графічні елементи.
Ви можете керувати елементами автотексту за допомогою кнопки «Експрес-блоки». Вона знаходиться на панелі інструментів, вкладка Вставка, поле меню Текст.
back to menu ↑ back to menu ↑
Як додати
1 наберіть фрагмент тексту, який ви бажаєте зберегти як експрес-блок. Відформатуйте його, вставте додаткові елементи - малюнки, значки, графічні символи. Виділіть готовий блок курсором миші. Відкрийте меню керування автотекстом, скористайтеся пунктом Зберегти вибраний фрагмент до збірки автотексту.
2 Введіть параметри збереженого фрагмента. Ви можете залишити всі простоти за замовчуванням, крім поля Назва. Ім'я кожного блоку має бути унікальним і запам'ятованим - це дозволить не заплутатися, а також швидко вставляти збережені фрагменти при введенні.
3 Щоб вставити потрібний фрагмент, можна також скористатися меню керування автотекстом на панелі інструментів. Якщо ви клацнете на значку, відкривається список всіх створених вами фрагментів.
4 Також ви можете почати вводити назву блоку, яку ви вказали раніше в полі Назва - буде показано примітку, де Ворд запропонує вставити його автоматично за натисканням Enter.
Керувати блоком можна, клацнувши по ньому правою клавішею миші, а потім вибравши потрібний пункт з контекстного меню.
Щоб відкрити список всіх фрагментів, які ви зберегли - клацніть Організатор стандартних блоків. Відкриється повний список - там будуть як доступні за замовчуванням вордівські блоки автотексту, так і створені вами.
back to menu ↑ back to menu ↑
Як вилучити
1 Відкрийте Організатор стандартних блоків. Зробити це можна не тільки за допомогою відповідної кнопки. Можна також клацнути правою клавішею миші на будь-який елемент автотексту, який ви зберегли раніше, і вибрати з контекстного меню Впорядкувати і вилучити.
2 Відкриється віконце організатора. Знайдіть текстовий фрагмент у списку, виділіть його вказівником миші і натисніть «Вилучити».
back to menu ↑ back to menu ↑
Альтернатива: спеціальне ПЗ
Якщо стандартних вбудованих інструментів Microsoft Office недостатньо - використовуйте сторонні програми. Вони вставляють у текст збережені елементи за допомогою команд, введених з клавіатури. Самі команди та параметри вставки гнучко налаштовуються, що дозволяє повністю адаптувати програму під користувача.
Як правило, вони містять також додаткові функції. Наприклад, швидке перемикання мови вводу або розкладки, зміна регістру символів тощо.
Істотний плюс таких програм - те, що вони працюють не тільки з текстовими редакторами, але і з іншими додатками, в тому числі - браузерами.
Для Windows можна використовувати:
back to menu ↑ back to menu ↑
Редагування «Автозаміни»
Якщо в момент написання в полі «На» не помітили помилку і додали в автозаміну - не важко це виправити. Ось такі дії допоможуть у цій ситуації:
- Відкрийте «Автозаміну» через «Файл» - виберіть «Параметри» - далі відкриваєте «Правопис». Нарешті «Параметри автозаміни»;
- Тепер потрібно знайти те слово або фразу в списку всіх замінюваних;
- Знайшли і натискаєте за цим словом;
- Введіть відсутню літеру або друкуєте слово заново, натискаєте «Замінити» і зберігаєте, натиснувши кнопку «OK».
Заміна окремих слів та символів
Якщо ви не самі складали документ і знайшли в ньому постійно повторювану помилку, не варто витрачати час на її виправлення вручну. Програма зробить це за вас.
- Натисніть клавіатуру Ctrl + H - вискочить діалогове вікно.
- Якщо ви бажаєте спочатку просто знайти якусь помилку, відкрийте вкладку «Знайти» і введіть її в призначене поле. До речі, нижче ви можете вказати, де шукати: у всьому тексті або у виділеному фрагменті. Також поруч є кнопка «Більше», що дозволяє встановити додаткові фільтри пошуку.
- Для виправлення перемкніться на вкладку «Замінити». У верхньому рядку напишіть слово або знак з помилкою, а в нижньому - правильний варіант. Тут той же принцип: якщо потрібно замінити одне слово на інше по всьому тексту, натисніть кнопку «замінити все», а якщо тільки один раз - «замінити».