«Не всі термінові справи важливі і не всі важливі справи - термінові»
Дуейт Ейзенхауер
Дуейт Ейзенхауер увійшов в історію як найпродуктивніший президент США. Його принцип розподілу справ на важливі, термінові і всі інші ліг в основу сучасного тайм-менеджменту.
Вперше матрицю Ейзенхауера описав у своїй книзі «7 навичок високоефективних людей» Стівен Кові - відомий консультант з бізнесу, керівництва та організаційного управління. Цей ефективний і простий у використанні інструмент дозволяє грамотно розставити пріоритети, зосередитися на головних завданнях і не розпорошуватися на марні справи. Дізнайтеся, як регулярне застосування матриці допоможе заощадити час на роботі і вдома.
Матриця Ейзенхауера в тайм-менеджменті
Тайм-менеджмент як мистецтво управління часом, логічно виник в умовах життя сучасної людини. На роботі і вдома нам доводиться виконувати величезну кількість різних справ і завдань, але варто впоратися з однією, як на зміну їй приходить дві інших. Часом потік таких, що входять за день справ, такий великий, що до вечора не залишається сил, а результат - мінімальний.
Щоб уникнути марної розтрати ресурсів, необхідно навчитися грамотно розставляти пріоритети в поточних справах і правильно визначати цілі і завдання на етапі планування. Матриця Ейзенхауера - це інструмент для сортування завдань на важливі, термінові і ті, які можна не виконувати.
Принцип роботи матриці Ейзенхауера
Матриця Ейзенхауера завдяки своїй простоті дозволяє швидко і ефективно розсортувати будь-який обсяг вхідних завдань, як робочих, так і особистих. Інструмент являє собою квадрат з чотирма полями, в якому розміщуються завдання за двома критеріями: терміновість і важливість. Перш ніж вписати справу в один з квадратів, необхідно відповісти на питання:
- чи є завдання терміновим - так чи ні?
- чи є завдання важливим - так чи ні?
Залежно від відповіді, завдання вписується в один з чотирьох квадратів.
- Терміново і важливо.
- Важливо, але не терміново.
- Терміново, але не важливо.
- Не терміново і не важливо.
Таке сортування допомагає визначити, які справи необхідно виконати в першу чергу, які - в другу, що можна делегувати, а від чого можна і зовсім відмовитися. При складанні матриці не потрібно розділяти робочі та особисті завдання, але варто обмежити кількість справ в одному квадраті - їх має бути не більше 8.
НА ЗАМІТКУ
Перш ніж записати чергове завдання, необхідно виконати попереднє.
Квадрат 1. Терміново і важливо
Це - основні і невідкладні справи, а, саме:
- завдання з коротким жорстким дедлайном;
- завдання, які вимагають швидкої реакції;
- завдання, від яких залежить кінцевий результат;
- завдання, що тягнуть важкі наслідки;
- все, що стосується здоров'я;
- справи, що виникли через форс-мажори.
Ніхто не застрахований від зовнішніх подій: стихійні лиха, раптові хвороби, техніка підвела - і прилітає завдання першої необхідності. Якщо таких завдань більшість, ви ризикуєте заробити хронічний стрес. Щоб цього не сталося, розберіться, чому переповнений перший квадрат і приділіть більше уваги справам, які можна виконати швидко.
НА ЗАМІТКУ
В ідеальному світі цей квадрат залишиться порожнім, але в реальному - у ваших силах максимально знизити кількість завдань в даному секторі. Поставте терміни виконання і призначте точки контролю, перерозподіліть навантаження або перегляньте свої плани.
Квадрат 2. Важливо, але не терміново
У цьому квадраті «» живуть «» справи, які відповідають за ваше особисте зростання і розвиток бізнесу в довгостроковій перспективі. Коли всі ваші завдання розміщуються в цьому квадраті, ви витрачаєте ресурси на реалізацію цілей. Відсутність дедлайнів дозволяє вдумливо і з чималим задоволенням їх досягати. Ідеально, коли всі ваші справи знаходяться в квадраті «» важливо, але не терміново «».
Квадрат 3. Терміново, але не важливо
Це квадрат щоденних рутинних справ, які виконуються практично на автоматі. Перевірка пошти, вивчення новин, наведення порядку в будинку або приготування вечері. Якщо таких завдань багато, вони викликають ефект зайнятості, але їх виконання не наближає вас до досягнення власних цілей і розпорошує внутрішні ресурси.
Ефективним способом вирішення завдань з цього квадрата є делегування. Розподіліть домашні справи між домочадцями, перевірку робочої пошти довірте секретарю, а доставку товарів і продуктів - кур'єрській службі. В результаті з'явиться вільний час і вивільниться енергія на досягнення власних цілей.
Квадрат 4. Не терміново і не важливо
Хронофаги або вбивці часу - улюблені справи (серіали, соціальні мережі, новинна стрічка і т. д.), які не несуть ніякої практичної користі. Підступність даного квадрата полягає в тому, що ми виправдовуємо такі заняття потребою у відпочинку, забуваючи, що відпочивати можна з користю - наприклад, займатися спортом або слухати аудіокниги.
Щоб уникнути розчарування в собі, навчіться вимірювати час, відведений на кожну з «шкідливих» дій.
НА ЗАМІТКУ
Завдання з четвертого квадрата можна виключити, замінити або обмежити за часом.
Як користуватися матрицею?
Перш, ніж записувати поточні завдання в матрицю Ейзенхауера, фіксуйте протягом тижня свої справи за часом виконання та пріоритетності. Спостереження за собою допоможе вам визначити характер справ і свої зони зростання.
Вести матрицю Ейзенхауера можна в блокноті, електронних таблицях або мобільних додатках. Регулярно відзначайте власний прогрес, щотижня перевіряйте себе, знижуйте хронофаги і форс-мажори, приділяйте більше часу тому, що дійсно важливо. Пробуйте й інші інструменти тайм-менеджменту для найбільш ефективного досягнення цілей.
Відео
Джерела:
1. How to be More Productive and Eliminate Time Wasting Activities by Using the “Eisenhower Box”, сайт